Persondataforordning
Den 25. maj 2018 træder EU’s persondataforordning i kraft. I den forbindelse har ROMU gennemgået de områder, hvor persondata håndteres og opbevares. I forlængelse heraf er arbejdsgange og sikkerhedsprocedurer blevet justeret. Grundlæggende har ROMU udredt på hvilket grundlag persondata anvendes samt hvordan jf. følgende vejledning:
Persondata behandles inden for en lang række områder på ROMU. Sikkerhedsprocedure og relevans for behandlingen varierer efter formål. Der er for de forskellige områder beskrevet efterfølgende procedurer. Ansatte på museet forpligtiger sig ved ansættelsen til at overholde museets retningslinjer jf. museets personalepolitik.
Dataansvar
ROMU behandler personoplysninger for at kunne varetage administrationen af driften af museet i overensstemmelse med formålet. Denne persondatapolitik forklarer, hvordan museet behandler persondata for både eksterne samarbejdspartnere, borgere og ansatte.
ROMU er dataansvarlig og har følgende kontaktoplysninger:
Museumskoncernen ROMU
Sankt Ols Stæde 3
4000 Roskilde
romu@romu.dk
+45 4631 6500
Museet behandler oplysninger i forbindelse med kontraktindgåelse, sagsbehandling, anvendelse af hjemmeside, tilmelding til nyhedsbrev og maillister, mødevirksomhed og generelle udviklings- og driftsopgaver.
Museet kan desuden på egen hånd indsamle og behandle opdaterede personoplysninger i forbindelse med kontrol af kontaktoplysninger og identitet for registranter samt validering af kontaktoplysninger ved opslag i CPR og CVR, se nærmere nedenfor. Dette er nødvendigt for at sikre, at de personoplysninger, vi behandler, er retvisende, hvilket er et krav ifølge bogføringslovgivningen mv.
Fair og transparent behandling af personoplysninger
Ved indsamlingen af persondata oplyser ansatte samt eksterne leverandører, samarbejdspartner m.v. om, hvilke oplysninger museet behandler og til hvilket formål. Man modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af persondata.
Informationssikkerhed
På museet har sikkerhed høj prioritet. Vi har fokus på, hvordan vi beskytter vores data, systemer og service. Vores politik for informationssikkerhed er grundlaget i vores arbejde med at sikre vores systemer og services samt vores kunders data.
Vores høje standard for informationssikkerhed betyder blandt andet, at vi beskytter vores kritiske og følsomme informationer og informationssystemer mod kompromittering og anden uautoriseret anvendelse. Vi sikrer, at persondata ikke bliver tilintetgjort ved en fejl, går tabt, bliver ændret, offentliggjort uautoriseret samt at uvedkommende ikke får adgang eller kendskab til dem. Museet er underlagt Roskilde Kommunes IT-systemer og herigennem underlagt kommunens IT-politik og sikkerhed, dette omfatter at hver ansat har et H-drev, som kun den pågældende medarbejder har adgang til.
Databehandleraftale
Vi indgår altid en databehandleraftale med leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, og vi sikrer, at vores databehandlere lever op til en høj standard for informationssikkerhed.
Sletning af personoplysninger
Vi sletter personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til de formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dem. Selv om man f.eks. opsiger sin aftale om at handle med os kan vi være forpligtet at opbevare dine oplysninger jf. bogføringsloven mv. i 5 år. Det er oplysninger, som er nødvendige for at kunne fastlægge vigtige handlinger foretaget af borgere, samarbejdspartnere m.v. eller museet i løbet af samarbejdsforholdet. Det kan f.eks. være oplysninger, som museet har brug for med henblik på at kunne fastlægge eventuelle retskrav, som måtte udspringe af et aftaleforhold mellem en registrant eller registrator og os. Vi gennemgår løbende vores behov for opbevaring af oplysninger, så vi ikke gemmer mere end højst nødvendigt.
Markedsføring eller kommerciel brug
ROMU udleverer ikke personoplysninger til tredjemand med henblik på markedsføring eller anden kommerciel brug
Indsigtsret
Man har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger, museet har registeret om egenperson. Ved henvendelse om indsigt i egne oplysninger, vil museet stille krav om dokumentation for din identitet (også et krav efter hvidvaskloven) for at sikre, at oplysninger kun udleveres til rette vedkommende.
Hvis man anmoder om det, kan museet oplyse pågældende om de oplysninger, museet behandler om vedkommende. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder eller immaterielle rettigheder.
Ved spørgsmål m.v. om indsigtsret fremsendes en mail til romu@romu.dk med angivelse af ”Indsigt i personoplysninger” som emne.
Adgang til sletning eller rettelse af dine personoplysninger
Hvis man mener, at de personoplysninger, museet behandler om egenperson, er unøjagtige, har man ret til at få dem rettet. Man skal henvende dig til hovedadressen og oplyse museet om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.
I nogle tilfælde har museet en forpligtelse til at slette respektive personoplysninger. Hvis man mener, at de pågældende persondata ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som museet indhentede dem til, kan man bede om at få dem slettet. Man kan også kontakte museet, hvis man mener, at de respektive persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
Når man henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Cookie- og Privatlivspolitk
De fleste hjemmesider bruger cookies – det gør vores også. De bruges til at få hjemmesiden til at fungere og til at indsamle statistik. Viden om hvordan hjemmesiden bruges, hjælper os med at optimere hjemmesiden. Du kan slå cookies fra på din PC/mobile enhed, hvis du ikke ønsker at blive talt med i statistik. Læs mere på hjemmesiden: www.MineCookies.org
Vi videregiver eller sælger ikke persondata til tredjepart.
Denne hjemmeside anvender cookies til følgende formål:
1: Trafikmåling, så vi ved hvor mange, der besøger vores hjemmeside.
2: Optimering af design af hjemmeside via generet webstatistik
Ved at benytte hjemmesiden www.romu.dk – samt tilhørende sider, accepterer du, at vi bruger cookies.
1: Hvad er cookies?
En cookie er en lille tekstfil, som gemmes på din computer. Cookies kan indeholde tekst og tal, herunder f.eks. datoer. Cookies tjener til, at en hjemmeside kan gemme specifikke oplysninger hos brugeren, således at hjemmesiden senere kan genkende brugeren eller indlæse disse oplysninger. Det kan f.eks. være login-oplysninger, oplysninger om tidligere besøg, og hvilke dele af hjemmesiden du har besøgt. En cookie er ikke et program og indeholder ikke virus eller lignende skadelige koder.
Cookies kan kun indlæses af den adresse (hjemmeside), som de er gemt fra. Almindelige cookies, som gemmes fra hjemmesiden, gemmes typisk fra den adresse, du kan se i browserens adresselinje. Men en hjemmeside kan også indeholde fragmenter og oplysninger, som hentes fra andre adresser end den, der vises i browserens adresselinje. Det kan f.eks. være bannerreklamer eller analyseværktøjer, men også almindeligt indhold. På denne måde kan der også gemmes cookies fra andre adresser via den hjemmeside du egentligt besøger – såkaldte tredjepartscookies.
Nogle cookies (såkaldte session cookies) gemmes kun i en browsersession, og de slettes, når browseren lukkes ned. Andre cookies (såkaldte persistent cookies) gemmes i et nærmere defineret tidsrum, og slettes først ved udløb af dette tidsrum.
2: Hvilke cookies bruger Websitet og hvorfor?
Optimering af brugerens oplevelse af sitet
Websitet er bygget i wordpress og hostet hos webfational.com. Websitet benytter cookies, som vi anvender til at analysere, hvordan du anvender vores hjemmeside. Disse cookies er nødvendige for, at vi kan optimere hjemmesiden således, at den leverer den bedst mulige oplevelse for slutbrugeren
Optimering af design af hjemmeside via generet webstatistik
Disse cookies bruges til at sikre den optimale brugeroplevelse på hjemmesiden. Det er f.eks. valgte præferencer såsom sprog eller valg, som gør navigation enklere. Der indsamles ingen personligt identificerbare data med denne type cookies.
AWStats:
Vi bruger AWStats for at analysere, hvordan brugerne anvender hjemmesiden. Du kan læse mere om AWStats her
Tredjeparts Cookies:
Youtube:
Videoer indlejret på siden er via YouTube. De bruger bl.a. cookies til at registrere hvilke video der vises og hvor meget af filmen du har set. Disse cookies er såkaldte Flash cookies.
Doubleclick.net:
Hjemmesiden bruger doubleclick.net cookies (DSID, IDE, _gads). Doubleclick.net er ejet af Google der bruger cookies til at huske brugernes oplysninger om besøg på websites, sprog samt andre indstillinger. Læs mere om googles cookie-politik her: https://policies.google.com/technologies/types
Drifts- og optimeringscookies
Disse cookies anvendes til driften af hjemmesiden. Det kan f.eks. være optælling af antallet af besøgende eller andre informationer, der skal bruges til analyse. De bruges også i forbindelse med spørgeskemaer. Disse cookies kan i begrænset omfang indsamle data, der kan henføres til den enkelte bruger.
Facebook:
Cookies fra Facebook bruges til at vise en “synes godt om” knap og information om hvilke af dine Facebook venner synes godt om. Facebook giver endvidere adgang til et statistik værktøj (Facebook Insights), der viser information omkring brugen af Facebook.
Brugerdefineret Facebook Feed:
Vi bruger et Facebook Feed-plugin til at vise indhold på socialt indhold på vores hjemmeside. Som et resultat udfører vores hjemmeside anmodninger til Facebooks servere for at vise billeder og videoer. Disse anmodninger gør din IP-adresse synlig for Facebook, som kan bruge den i overensstemmelse med deres personoplysninger politik: https://www.facebook.com/about/privacy/update
Mailchimp
ROMU benytter Mailchimp til udseendelse af nyhedsbreve vedr. museets aktiviteter og events. Dette indebærer, at museets hjemmeside har et tilmeldingsmodul til nyhedsbrevet. Museet har indgået dataleverandøraftale med Mailchimp.
3: Hvordan kan jeg undgå brugen af cookies på Websitet?
Uanset hvilken browser du benytter, kan du i browseren indstille, at denne ikke skal gemme cookies. For nogle browsere kan du også indstille, at dette kun skal gælde for bestemte hjemmesider.
4: Hvordan kan jeg slette cookies?
Du kan altid afvise cookies på din computer ved at ændre indstillingerne i din browser. Hvor du finder indstillingerne afhænger af, hvilken browser du anvender. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du gør det, er der mange funktioner og services, du ikke kan bruge, fordi de forudsætter, at hjemmesiden kan huske de valg, du foretager.
Du kan slette cookies i indstillingerne i din browser. Hjælp hertil findes enten i browseren eller på de tilhørende hjemmesider. Herunder finder du link til vejledning for de mest udbredte browsere: Se vejledning her: www.MineCookies.org
5: Yderligere information og klageadgang
Såfremt du har spørgsmål til Websitets brug af cookies, ønsker yderligere oplysninger eller ønsker at klage over Websitets brug af cookies, kan du henvende dig til dette websites indehaver – se ovenstående kontaktoplysninger.
